COMO ADMINISTRAR UNA EMPRESA

Como llevar la contabilidad de tu empresa

Muchos nuevos emprendedores y empresarios y Pymes se hacen la misma pregunta: en la práctica, ¿cómo llevar la contabilidad de mi empresa en Chile?

Como llevar la contabilidad de una empresa paso a paso

Desde hace mucho tiempo la contabilidad se lleva con programas informáticos y a día de hoy sería impensable hacerlo de otro modo, sin embargo el servicio de un contador es indispensable, ya sea para realizar rectificaciones, operaciones de renta, flujos de caja ETC. Con cualquiera de ellos solo tienes que pulsar una tecla para obtener un balance a una fecha concreta, saber lo que te debía un cliente el año pasado o ver cuál es el beneficio de la actividad a día de hoy. Lógicamente, para que un programa te muestre una información de una manera determinada antes ha habido que introducirle esa información.

¿Qué operaciones son las que hay que contabilizar?

- Todas las operaciones que realice la empresa. Por ejemplo:
- Compras y gastos.
- Ventas e ingresos.
- Adquisiciones y ventas de activos.
- Sueldos y seguridad social.
- Liquidaciones de impuestos.
- Préstamos y otras deudas.
- Inversiones financieras.
- Entregas y recepciones de pagarés, letras de cambio o cualquier otro efecto.
- Todos los movimientos bancarios.
- Todos los movimientos de efectivo.

En general, cualquier hecho de trascendencia económica así como su cobro o pago que realice la empresa.

¿Qué se necesita para llevar la contabilidad?

Básicamente, para llevar la contabilidad de mi empresa se necesita: un programa contable y los documentos de las operaciones y, como es obvio, un contador que maneje ambas cosas.

El programa contable

Es la herramienta de trabajo, por lo tanto su elección es clave. Hay muchos en el mercado y si bien lo básico y fundamental lo tienen todos, existen también muchas diferencias entre unos y otros.La clasificación más importante que se puede hacer en este sentido es la siguiente:

- Programas que compras e instalas en tu ordenador.
- Programas que usas por un precio mensual y que están en la nube.

Los primeros son los programas de toda la vida: tú los tienes en tu ordenador, los vas actualizando, haces tus copias de seguridad,…
Los segundos son relativamente recientes pero han venido para quedarse y pronto terminarán sustituyendo a los otros.

Lo digo porque las ventajas que conlleva trabajar con un programa de contabilidad en la nube son importantes. Destaco estas dos:
Sólo necesitas un terminal cualquiera y una conexión a Internet para trabajar, lo que permite la deslocalización tan valorada hoy día.
Al ser tecnología en la nube, te despreocupas de copias de seguridad, de actualizaciones, de ocupación de espacio en los ordenadores, … Estos «problemas» pasan a ser responsabilidad del proveedor.

Los Documentos para realizar la contabilidad y como llevar la contabilidad de una empresa en excel

Para poder llevar una buena contabilidad de una empresa se necesita estar en posesión del documento en el que se refleja la operación de que se trate.
Y sin los documentos que respalden las anotaciones contables no se podría demostrar su veracidad.
A modo de ejemplo entre la documentación contable más habitual podemos nombrar: las facturas emitidas y recibidas, las nóminas, los recibos de caja, etc.
Para realizar la contabilidad por Excel, te recomendamos estar en todo momento asesorado por un contador , ya que un error en la contabilidad puede significar costos de dinero y tiempo de su emprendimiento.

En la práctica ¿cuál es el procedimiento habitual a la hora de elaborar la contabilidad?

El proceso para llevar la contabilidad de una empresa consiste, a grandes rasgos, en estos 4 pasos:
Recopilar la documentación contable, tanto la que se refiere a los ingresos, gastos y demás operaciones, como la que refleja sus cobros y pagos.
Hacer los asientos contables que correspondan por cada documento
Conciliar los bancos, que también se llama «cuadrar los bancos». Consiste en hacer coincidir exactamente los apuntes que figuran en los extractos que proporcionan las entidades bancarias con los de la cuenta contable del banco en cuestión, de forma que el saldo concuerde en todo momento.
Revisar las distintas cuentas y saldos para tener la seguridad de que no hay apuntes duplicados o erróneos.

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